fix: assignable manager logic, UI hints, repair step

- Add TeamResolverService::hasAssignableManagerForEmployee() (app-teams: explicit
  managers only; legacy: colleagues proxy) to prevent approval deadlocks.
- Align AbsenceService and TimeEntryController auto-approve with same rule.
- Add ReleaseStuckPendingAbsences repair step and AbsenceService helper.
- Absences UI: info callout and defensive warning; l10n updates.
- Docs: CHANGELOG [Unreleased], user manuals, developer doc, workflow matrix.
- Unit tests updated.

Made-with: Cursor

Author: aSoftwareByDesignRepository

CHANGELOG.de.md

@@ -1,5 +1,24 @@
 ## [Unreleased]
 
+### Behoben
+
+- **Genehmigungs-Deadlock (App-Teams)**: Abwesenheiten und Zeiteintrags-Korrekturen behandeln „hat Kolleg:innen“ nicht mehr wie „hat eine:n Vorgesetzte:n“. Auto-Genehmigung, wenn **kein zuweisbarer Genehmiger** existiert, folgt `TeamResolverService::hasAssignableManagerForEmployee()` (explizite Team-Manager bei App-Teams; Legacy-Gruppenmodus weiterhin Kollegen-Proxy). Verhindert Anträge, die dauerhaft auf Managerfreigabe warten, obwohl niemand freigeben darf.
+- **Zeiteintrags-Korrekturen**: Gleiche Zuweisbarkeitsregel wie bei Abwesenheiten (zuvor nur Kollegen-IDs).
+
+### Hinzugefügt
+
+- **Repair-Schritt** `ReleaseStuckPendingAbsences`: setzt nach Migration verbliebene `pending`-Abwesenheiten unter derselben Bedingung automatisch auf genehmigt (idempotent).
+
+### Geändert
+
+- **UX**: Abwesenheiten zeigen einen Hinweis, wenn App-Teams aktiv sind und kein Genehmiger zugeordnet ist; in der Detailansicht erscheint bei veralteten hängenden Anträgen ein Warnhinweis (bis Repair/Admin die Teamkonfiguration korrigiert).
+
+### Dokumentation
+
+- Nutzerhandbücher (EN/DE), `tests/WORKFLOW_ROLE_MATRIX.md` und Entwicklerdokumentation zur Semantik „zuweisbarer Manager“ und zum Repair-Schritt ergänzt.
+
+## 1.1.13 – 2026-04-13
+
 ### Hinzugefügt
 
 - **Monatsabschluss: Karenz und Auto-Finalisierung**: Admin-Einstellung `month_closure_grace_days_after_eom` (0–90, Standard 0). Nach Monatsende haben Mitarbeitende so viele Kalendertage zur manuellen Finalisierung; ist der Monat danach noch offen, finalisiert ein täglicher Hintergrundauftrag automatisch (gleicher Snapshot wie manuell). Ausstehende Zeiteintragsfreigaben und offene Abwesenheits-Workflows blockieren die Auto-Finalisierung. Wiederöffnen bleibt Administrator:innen vorbehalten.

CHANGELOG.md

@@ -7,6 +7,25 @@ and this project adheres to [Semantic Versioning](https://semver.org/spec/v2.0.0
 
 ## [Unreleased]
 
+### Fixed
+
+- **Approver deadlock (app teams)**: Absence and time-entry correction workflows no longer treat “has colleagues” as “has a manager”. Auto-approval when **no assignable approver** exists now follows `TeamResolverService::hasAssignableManagerForEmployee()` (explicit team managers in app-teams mode; legacy group mode still uses colleagues as a proxy). Prevents requests stuck in “awaiting manager approval” when nobody can approve.
+- **Time entry corrections**: Same assignability rule as absences (previously used colleague IDs only).
+
+### Added
+
+- **Repair step** `ReleaseStuckPendingAbsences`: post-migration repair auto-approves legacy `pending` absences that still match the “no assignable approver” condition (idempotent).
+
+### Changed
+
+- **UX**: Absences UI shows an informational callout when app teams are enabled and no approver is assigned; detail view shows a defensive warning if an old `pending` row is still stuck (until repair/admin fixes team setup).
+
+### Documentation
+
+- User manuals (EN/DE), `tests/WORKFLOW_ROLE_MATRIX.md`, and developer documentation updated for assignable-manager semantics and repair step.
+
+## 1.1.13 - 2026-04-13
+
 ### Added
 
 - **Month closure grace period and auto-finalization**: Admin setting `month_closure_grace_days_after_eom` (0–90, default 0). After end-of-month, employees have that many calendar days to finalize manually; if the month is still open afterward, a daily background job finalizes it automatically (same snapshot as manual finalize). Pending time entry approvals and open absence workflow states block auto-finalization. Reopening remains admin-only.

appinfo/info.xml

@@ -54,7 +54,7 @@ gehosteten Nextcloud.
 - PHP 8.1–8.4
 	]]></description>
 
-	<version>1.1.11</version>
+	<version>1.1.13</version>
 	<licence>AGPL-3.0-or-later</licence>
 	<author mail="info@software-by-design.de" homepage="https://software-by-design.de">Alexander Mäule</author>
 
@@ -142,6 +142,7 @@ gehosteten Nextcloud.
 	<repair-steps>
 		<post-migration>
 			<step>OCA\ArbeitszeitCheck\Repair\BackfillAbsenceDays</step>
+			<step>OCA\ArbeitszeitCheck\Repair\ReleaseStuckPendingAbsences</step>
 		</post-migration>
 	</repair-steps>
 	<background-jobs>
@@ -150,5 +151,6 @@ gehosteten Nextcloud.
 		<job>OCA\ArbeitszeitCheck\BackgroundJob\MissingTimeEntryJob</job>
 		<job>OCA\ArbeitszeitCheck\BackgroundJob\BreakReminderJob</job>
 		<job>OCA\ArbeitszeitCheck\BackgroundJob\VacationRolloverJob</job>
+		<job>OCA\ArbeitszeitCheck\BackgroundJob\MonthClosureAutoFinalizeJob</job>
 	</background-jobs>
 </info>

css/absences.css

@@ -30,6 +30,19 @@
 	display: block;
 }
 
+/* Approval workflow info: sits under page header, before list/filter or form */
+.section--approval-hint {
+	margin-top: var(--space-4, 1rem);
+	margin-bottom: var(--space-6, 1.5rem);
+}
+.section--approval-hint .alert {
+	margin-bottom: 0;
+}
+
+.absence-detail-stuck-callout {
+	margin-bottom: var(--space-6, 1.5rem);
+}
+
 .section--form {
 	padding: var(--space-8, 2rem);
 }

docs/Developer-Documentation.en.md

@@ -495,6 +495,24 @@ php occ arbeitszeitcheck:vacation-rollover --dry-run
 
 ---
 
+## Absence and correction approval (assignable manager)
+
+**Single source of truth:** `TeamResolverService::hasAssignableManagerForEmployee(string $employeeUserId): bool`
+
+- **`use_app_teams` enabled:** Returns true iff `getManagerIdsForEmployee()` is non-empty (explicit team managers; the employee’s own UID is never counted as their own manager). **Colleagues alone do not imply an approver**—this matches `PermissionService::canManageEmployee()` for non-admin actors.
+- **Legacy (groups only):** Returns true iff `getColleagueIds()` is non-empty (proxy only; there are no explicit manager rows). **Known product caveat:** manager HTTP APIs still require app teams + assignment for non-admins; auto-approval in legacy mode avoids deadlocks where nobody could approve.
+
+**Consumers:**
+
+- `AbsenceService`: auto-approves new `pending` requests (and after substitute approval when applicable) when the predicate is false; `doAutoApproveDbWork` records audit `absence_auto_approved`.
+- `TimeEntryController::requestCorrection`: auto-completes correction when the predicate is false (same deadlock avoidance as absences).
+
+**Repair:** `OCA\ArbeitszeitCheck\Repair\ReleaseStuckPendingAbsences` (registered in `appinfo/info.xml`) calls `AbsenceService::autoApprovePendingIfNoAssignableManager()` for each `pending` absence—idempotent, safe to re-run.
+
+**Tests:** `TeamResolverServiceTest`, `AbsenceServiceTest` (including auto-approve path), `TimeEntryControllerTest`; matrix notes in `tests/WORKFLOW_ROLE_MATRIX.md`.
+
+---
+
 ## API Development
 
 ### Adding New Endpoints

docs/README.md

@@ -11,7 +11,7 @@ This folder contains the documentation included with ArbeitszeitCheck for admini
 | [GDPR-Compliance-Guide.en.md](GDPR-Compliance-Guide.en.md) | How to operate ArbeitszeitCheck in a GDPR-compliant way (legal basis, data minimization, employee rights, retention) |
 | [Compliance-Implementation.en.md](Compliance-Implementation.en.md) | Technical implementation of ArbZG compliance checks (breaks, rest periods, real-time vs batch) |
 | [Compliance-Implementation.de.md](Compliance-Implementation.de.md) | Same content in German |
-| [Developer-Documentation.en.md](Developer-Documentation.en.md) | Architecture, development setup, contribution guidelines, and technical notes (including vacation carryover / Resturlaub) |
+| [Developer-Documentation.en.md](Developer-Documentation.en.md) | Architecture, development setup, contribution guidelines, and technical notes (including vacation carryover / Resturlaub, assignable-manager / auto-approval semantics) |
 
 ## Legal Notice
 

docs/User-Manual.de.md

@@ -54,6 +54,8 @@ Im Auswahldialog erscheinen nur Konten aus der Nextcloud-`admin`-Gruppe.
 
 - **Kommen/Gehen und Pausen** über die Zeiterfassung; Korrekturen und Begründungen nach internen Regeln.
 - **Abwesenheiten** beantragen und ggf. auf Freigabe warten. **Resturlaub** und Überträge werden angezeigt, wenn die Administration das gepflegt hat.
+  - **App-Teams (empfohlene Einrichtung):** Wenn Ihre Organisation **App-Teams** nutzt und in der App **kein:e Vorgesetzte:r** für Ihr Team hinterlegt ist, werden Anträge **ohne** Vertretung beim Absenden **automatisch genehmigt**—es gäbe sonst niemanden mit Managerfreigabe. Mit **Vertretung** läuft zuerst der Vertretungs-Schritt. Die Oberfläche kann dazu einen kurzen Hinweis anzeigen.
+  - **Älteres Gruppenmodell:** Verhalten folgt dem früheren „gleiche Gruppe“-Modell; die Administration sollte sicherstellen, dass Genehmigungen für Ihre Organisation weiterhin sinnvoll möglich sind.
 - **Manager-Dashboard** (als Führungskraft): Unter **Ausstehende Genehmigungen** erscheint der **Abwesenheitstyp in Ihrer Sprache** (z. B. Urlaub, Krankheit), nicht technische Kurzbezeichnungen. Wo freigeschaltet, bietet **Abwesenheiten der Mitarbeitenden** eine eigene Listen-/Filteransicht.
 - **Berichte** für Zeiträume erstellen und erlaubte Exporte nutzen (CSV, DATEV, …).
 - **Compliance-Hinweise** (z. B. fehlende Pausen) nach Vorgabe des Arbeitgebers bearbeiten.

docs/User-Manual.en.md

@@ -54,6 +54,8 @@ Only users in Nextcloud's `admin` group are eligible in this picker.
 
 - **Clock in / out** and **breaks**: Use the time tracking UI; follow your organization’s rules for corrections and comments.
 - **Absences**: Create requests; wait for approval if your workflow requires it. Vacation balances and carryover (**Resturlaub**) may be shown if your admin configured them.
+  - **App teams (recommended setup):** If your organization uses **app-managed teams** and **no manager is assigned** to your team in the app, requests you submit **without** a substitute are **approved automatically** when you send them—there is nobody who could approve them in the manager workflow. If you **do** pick a substitute, the substitute step still runs first. The UI may show a short explanation when this applies.
+  - **Legacy group-based setup:** Behavior follows the older “same group” model; your admin should ensure approvals remain workable for your organization.
 - **Manager dashboard** (if you are a team lead): Under **Pending approvals**, absence requests list each person with the **absence type in your language** (e.g. vacation vs sick leave), not raw internal codes. Where enabled, **Employee absences** provides a dedicated list/filter view of team absences.
 - **Reports**: Generate period reports or exports your admin allows (CSV, DATEV, etc.).
 - **Compliance**: The app may flag violations (e.g. missing breaks); your employer defines how those are handled.