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NC Connector for Outlook

NC Connector for Outlook verbindet Outlook nahtlos mit Ihrer Nextcloud. Das Add-in automatisiert Talk-Raeume fuer Termine, stellt einen lokalen Free/Busy-Proxy bereit und liefert einen leistungsfaehigen Filelink-Assistenten fuer E-Mails. Ziel ist ein professioneller Workflow vom Kalender bis zur Dateiablage -- ohne Medienbruch und mit klarer Administrierbarkeit.

Dies ist ein Community-Projekt und kein offizielles Produkt der Nextcloud GmbH.

Highlights

• Ein Klick zu Nextcloud Talk Termin öffnen, Nextcloud Talk wählen, Raum konfigurieren, Moderator definieren. Optional können eingeladene Teilnehmer direkt in den Raum übernommen werden (getrennt nach internen Nextcloud-Benutzern und externen E-Mail-Gästen). Der Wizard schreibt Titel/Ort/Beschreibung inklusive Hilfe-Link automatisch in den Termin.
• Sharing deluxe Compose-Button Nextcloud Freigabe hinzufügen startet den Freigabe-Assistenten mit Upload-Queue, Passwortgenerator, Ablaufdatum, Notizfeld, Anhangs-Automatisierung und optionalem separatem Passwort-Follow-up. Die fertige Freigabe landet als formatiertes HTML direkt in der E-Mail.
• Enterprise-Sicherheit Lobby bis Startzeit, Moderator-Delegation, automatisches Aufräumen nicht gespeicherter Termine, Pflicht-Passwörter und Ablauffristen schützen sensible Meetings und Dateien.
• Zentrale Backend-Policies (optional) Ist das optionale NC-Connector-Backend installiert, koennen Talk-, Sharing- und zentrale E-Mail-Signatur-Defaults gesteuert werden. Beim Oeffnen von Wizard und Settings prueft das Add-in den Backend-Status, uebernimmt bei gueltigem Seat die Policy-Werte und sperrt admin-kontrollierte Optionen sichtbar im UI.
• Internet Free/Busy Gateway (IFB) Lokaler HTTP-Listener beantwortet Outlook-Free/Busy-Anfragen direkt aus Nextcloud. Registry-Werte fuer Suchpfad und Read-URL werden gesetzt. Bei HTTP 404 faellt das Add-in auf Scheduling-POST zurueck, sodass Verfuegbarkeiten bereitstehen.
• Debug-Logging auf Knopfdruck Im Debug-Tab aktivierbar. Schreibt strukturierte Logs (Authentifizierung, Termin- und Filelink-Flows, IFB) nach %LOCALAPPDATA%\NC4OL\addin-runtime.log_YYYYMMDD. Laufzeit-Exceptions werden dort auch dann geschrieben, wenn der Debug-Schalter aus ist. Der Speicherort wird im UI angezeigt. Mit Logs anonymisieren (standardmaessig aktiv) werden NC-URL, Token/Secrets, E-Mails und lokale Benutzerpfadsegmente maskiert.

Changelog

Siehe CHANGELOG.md.

Drittanbieter-Lizenzen

Gebuendelte Drittanbieter-Abhaengigkeiten (Sanitizer/Laufzeit) und deren Lizenzen sind in VENDOR.md dokumentiert.

Funktionsüberblick

Nextcloud Talk direkt aus dem Termin

• Talk-Popup mit Lobby, Passwort, Listbarkeit, Raumtyp und Moderatorensuche.
• Automatische Einträge von Titel, Ort, Beschreibung (inkl. Hilfe-Link und Passwort) in das Terminfenster.
• Room-Tracking, Lobby-Updates, Delegations-Workflow und Cleanup, falls der Termin verworfen oder verschoben wird.
• Das Loeschen gespeicherter Termine entfernt den entfernten Talk-Raum nur nach explizitem Opt-in und NC-Connector-Metadatenpruefung.
• Kalender-Aenderungen (Drag-and-drop oder Dialog-Edit) halten Lobby/Startzeit des Talk-Raums synchron.
• Wenn Sie einen Termin mit Moderator-Delegation speichern, aktualisiert NC Connector zuerst Raumname, Lobbyzeit, Beschreibung und Teilnehmer und uebergibt danach die Moderation.
• Live-Verfuegbarkeitschecks fuer das Systemadressbuch (bei Talk-Klick, Settings Open/Save und Wizard-Open) mit deterministischem Lock-Verhalten:
  • Benutzer hinzufuegen, Gaeste hinzufuegen und Moderator-Controls werden bei Nichtverfuegbarkeit deaktiviert.
  • In den Settings erscheint ein roter Warnblock mit Setup-Link.
  • Im Talk-Wizard erscheint in der Moderator-Sektion ein roter Inline-Warnblock.
• Optionales Teilnehmer-Sync nach dem Speichern des Termins:
  • Benutzer: interne Nextcloud-Benutzer werden direkt dem Raum hinzugefügt.
  • Gäste: externe E-Mail-Adressen werden als Gäste eingeladen (ggf. zusätzliche Einladung per E-Mail durch Nextcloud).

Nextcloud Sharing im Compose-Fenster

• Vier Schritte (Freigabe, Ablaufdatum, Dateien, Notiz) mit passwortgeschütztem Upload-Ordner.
• Upload-Queue mit Duplikatprüfung, Fortschrittsanzeige und optionaler Freigabe.
• Automatische HTML-Bausteine mit Link, Passwort, Ablaufdatum und optionaler Notiz.
• Optionale Anhangs-Automatisierung:
  • neue Anhaenge immer ueber NC Connector verarbeiten, oder
  • Prompt ab konfigurierbarer Gesamtgroesse anzeigen.
• Die Anhangs-Automatisierung nutzt zusaetzlich einen Pre-Add-Check (BeforeAttachmentAdd) und kann Host-Adds best effort bereits vor der normalen Outlook-Post-Add-Verarbeitung abbrechen, wenn ein aufloesbarer lokaler Dateipfad vorliegt.
• Der Schwellwert-Prompt hat genau zwei Aktionen:
  • Share with NC Connector
  • Remove last selected attachments (Batch-semantisch).
• Attachment-Modus:
  • fixer Share-Basisname email_attachment mit deterministischen Suffixen (_1, _2, ...)
  • Empfaengerberechtigung immer read-only
  • HTML-Ausgabe mit ZIP-Download-URL /s/<token>/download ohne Permissions-Zeile.
• Die Datei-Queue akzeptiert Explorer-Drag-and-drop fuer Dateien und Ordner ueber den kompletten Datei-Schritt (Queue + Aktionsbereich), nicht nur ueber die Add-Buttons.
• Optionaler separater Passwort-Mail-Flow:
  • nur verfuegbar mit optionalem NC-Connector-Backend und aktivem, dem aktuellen Benutzer zugewiesenem Seat
  • Inline-Passwort im Hauptblock ausblenden
  • Passwort nach erfolgreichem Hauptversand als Follow-up-Mail senden
  • bei Auto-Send-Fehlern vorbefuellten manuellen Fallback-Entwurf oeffnen.

Administration & Compliance

• Login Flow V2 (App-Passwort wird automatisch angelegt) und zentrale Optionen (Basis-URL, Debug-Modus, Freigabe-Pfade, Defaultwerte fuer Freigabe/Talk).
• Optionaler NC-Connector-Backend-Status/Policy-Vertrag:
  • Pruefung beim Oeffnen von Talk-Wizard, Sharing-Wizard und Settings sowie beim Speichern der Settings
  • gueltiger aktiver Seat aktiviert Backend-Policy-Werte und Admin-Locks
• fehlendes Backend / kein Seat / ungueltiger Seat / abgelaufene Grace-Zeit faellt auf lokale Outlook-Settings zurueck
  • ungueltige Seat-Zustaende werden sichtbar im UI angezeigt, damit sich Benutzer an den Administrator wenden koennen
• zentrale Backend-E-Mail-Signaturen werden nur fuer das Outlook-Absenderkonto eingefuegt, das zur Nextcloud-Benutzer-E-Mail passt; andere Outlook-Signaturen bleiben unberuehrt
• wenn ein aelteres Backend bereits Freigabe-/Talk-Policy liefert, aber noch keine policy.email_signature-Domain kennt, bleiben nur zentrale Signaturen deaktiviert und die Settings zeigen einen Backend-Update-Hinweis
• Backend-Templates fuer Freigabe- und Talk-Texte werden nur aktiv, wenn in den Sprach-Overrides Benutzerdefiniert gewaehlt ist
• Benutzerdefiniert wird nur angezeigt, wenn der NC-Connector-Backend-Endpunkt existiert, und bleibt deaktiviert, solange die effektive Backend-Policy fuer diesen Bereich nicht wirklich custom ist oder keine Vorlage liefert
• ist Benutzerdefiniert aktiv, aber die Backend-Vorlage leer oder nicht verfuegbar, faellt Outlook auf den lokalen UI-Default-Text zurueck
• Vollständige Internationalisierung (siehe Translations.md) und strukturierte Debug-Logs für Support-Fälle.

Sprache & Übersetzungen

• Die UI-Sprache folgt der Outlook/Office-Bedienoberfläche (Office UI language). Wenn Outlook auf Systemeinstellungen verwenden steht, entspricht das in der Regel der Windows-Anzeigesprache.
• Unterstützte Sprachen sind in Translations.md dokumentiert. Fallback ist de, danach en.

Sprach-Overrides (Textbausteine)

In den Einstellungen unter Erweitert können Sie die Sprache für eingefügte Textbausteine unabhängig von der UI-Sprache festlegen:

• Freigabe-HTML-Block (E-Mail): Sprache des formatierten HTML-Blocks beim Teilen.
• Talk-Beschreibungstext (Termin): Sprache des eingefügten Textblocks (z.B. Passwortzeile / Hilfe-Link).

Option Default (UI) nutzt die aktuelle UI-Sprache (inkl. Fallbacks).

Option Benutzerdefiniert wird nur angezeigt, wenn der NC-Connector-Backend-Endpunkt existiert. Auswaehlbar wird sie erst dann, wenn die effektive Backend-Policy fuer den jeweiligen Bereich wirklich custom ist und eine Backend-Vorlage vorliegt. Andernfalls bleibt die Option deaktiviert und Outlook verwendet weiter den lokalen UI-Default-Block.

Systemanforderungen

• Windows 10 oder Windows 11 (64 Bit)
• Microsoft Outlook classic >=2019
• .NET Framework 4.7.2 Runtime
• Nextcloud Server mit Talk- und Filesharing-App

Installation und Updates

1. Outlook schliessen.
2. Aktuelle MSI (z.B. NCConnectorForOutlook-3.0.4.msi) ausfuehren und den UAC-Prompt bestaetigen (Administratorrechte sind erforderlich). Das Setup richtet URLACL sowie alle benoetigten Registry-Schluessel fuer IFB ein.
3. Outlook starten und im Ribbon NC Connector auf Einstellungen klicken.
4. Login-Modus waehlen, Verbindungstest ausfuehren, Einstellungen speichern. Bei erfolgreichem Test bleibt IFB automatisch aktiv.
5. Filelink-Basisverzeichnis pruefen und Debug-Logging bei Bedarf aktivieren.
6. Optional: unter Einstellungen -> IFB einen eigenen lokalen IFB-Port setzen (Standard 7777).

Updates erfolgen durch Installation eines MSI-Pakets ueber die bestehende Installation (gleiche, aeltere oder neuere Version). Persoenliche Einstellungen bleiben erhalten und werden in profilbasierte XML-Dateien (settings_<OutlookProfile>.xml) unter %LOCALAPPDATA%\NC4OL migriert. Die Deinstallation entfernt das Add-in, stoppt den IFB-Listener und setzt die Registry-Werte zurueck.

Release-Notizen 3.0.4 (Betrieb)

• Runtime-Artefakte sind unter %LOCALAPPDATA%\NC4OL gebuendelt:
  • Settings-Dateien (settings_<OutlookProfile>.xml)
  • IFB-/Systemadressbuch-Cache
  • taegliche Debug-Logs (addin-runtime.log_YYYYMMDD, letzte 7 behalten, >30 Tage best effort entfernen)
• Der lokale IFB-Listener-Port ist jetzt unter Einstellungen -> IFB konfigurierbar; Diagnosen und manuelle URLACL-Pruefungen muessen daher den tatsaechlich gesetzten Port verwenden und nicht pauschal 7777 annehmen.
• Legacy-INI-Settings aus aelteren Builds werden beim ersten Start migriert und nach erfolgreicher Migration entfernt.
• Der TLS-Modus kann live in den Einstellungen umgeschaltet werden (OS-Default, TLS 1.2, TLS 1.3 oder TLS 1.2 + 1.3) und wird sofort auf Runtime-Netzwerkaufrufe angewendet.
• Verbindungspruefung und Login-Flow erzwingen jeweils einen frischen HTTP/TLS-Handshake, damit TLS-Tests nicht durch Keep-Alive-Verbindungs-Reuse verfälscht werden.
• Im Compose-Attachment-Modus wird das serverseitige Cleanup direkt nach Share-Erstellung armed und nur nach bestaetigtem erfolgreichem Mailversand wieder cleared.
• Wenn separates Passwort-Senden aktiv ist, blendet die Hauptmail das Inline-Passwort aus und der Passwort-Follow-up-Versand wird erst nach bestaetigtem erfolgreichem Hauptversand gestartet. Dieses Feature ist nur mit Backend-Endpunkt + aktiv zugewiesenem Seat verfuegbar.
• Das Loeschen gespeicherter Talk-Termine ist Opt-in: generische Talk-URLs in Termin-Feldern werden ignoriert, der Cleanup verworfener ungespeicherter Termine bleibt aktiv.

Troubleshooting

• Debug-Log: Tab Debug für ausführliche Traces aktivieren. Log-Dateiformat: %LOCALAPPDATA%\NC4OL\addin-runtime.log_YYYYMMDD. Bei aktiviertem Debug-Logging sind auch Attachment-Pre-Add-Entscheidungen/Fallback-Gruende enthalten. Laufzeit-Exceptions werden dort auch bei deaktiviertem Debug-Logging geschrieben. Der Schalter Logs anonymisieren ist standardmaessig aktiv.
• Add-in nicht sichtbar: Installation muss mit Adminrechten erfolgen. Pruefe HKLM\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\NcTalkOutlook.AddIn und ggf. Repair in einer Admin-Konsole: msiexec /i "NCConnectorForOutlook-3.0.4.msi" ADDLOCAL=ALL.
• IFB testen: mit dem in Einstellungen -> IFB konfigurierten Port (Standard 7777): powershell -Command "Invoke-WebRequest http://127.0.0.1:<ifb-port>/nc-ifb/freebusy/<mail>.vfb -UseBasicParsing". Bei Abweichungen Registry unter HKCU\Software\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Options\Calendar pruefen.
• TLS/Proxy pruefen: powershell -Command "Test-NetConnection <Ihre-Domain> -Port 443". Bei SSL-Warnungen Zertifikate/Proxy kontrollieren. Der TLS-Modus kann zur Laufzeit unter Einstellungen -> Erweitert -> Transportsicherheit (TLS) umgeschaltet werden (OS-Default oder erzwungene TLS-Versionen wie 1.2/1.3). Verbindungspruefung und Login-Flow verwenden frische Handshakes, damit Moduswechsel direkt wirksam getestet werden. Wenn Secure-Channel-Fehler trotzdem auftreten, pruefen Sie Zertifikatsvertrauen, TLS-pruefende Proxys, DNS und die TLS-/Schannel-Richtlinien des Systems, bevor maschinenweite Registry-/GPO-Overrides erwogen werden.
• Anhangsautomatisierung greift nicht bei grossen Dateien: In Microsoft-365-/Exchange-Umgebungen kann Outlook Anhaenge vor den Add-in-Events blockieren (z. B. bei serverseitigen Groessenlimits). In diesen Faellen den Button Nextcloud Freigabe hinzufuegen verwenden.
• Filelink-Fehler: Debug-Log liefert HTTP-Statuscodes und Exception-Meldungen. Pflichtfelder im Wizard sind validiert.

Screenshots

Settings

Talk-Link Workflow

Filelink Wizard

Internet Free/Busy